Organizacja eventów firmowych – 5 najczęstszych problemów i jak je rozwiązać

Event firmowy – potencjał i pułapki

Event firmowy przypomina podróż.

Może być jak szybki lot w biznes klasie – wygodny, punktualny, bez turbulencji.

Ale może też skończyć się jak podróż tanimi liniami: spóźniony autobus, za mało miejsca na nogi i walizka, która poleciała w inne miejsce.

Organizacja takich wydarzeń potrafi spędzić sen z powiek nawet najlepiej zorganizowanym działom HR i marketingu. Budżet, logistyka, frekwencja – lista potencjalnych problemów bywa dłuższa niż agenda samego eventu.

Dobra wiadomość? Każdą z tych pułapek da się ominąć. Trzeba tylko dobrego planu i partnera, który wie, jak to zrobić. Takiego jak Stary Kamionek – miejsce, które zamienia potencjał w sukces i sprawia, że event naprawdę działa.

Problem 1: Niewystarczający budżet

Budżet na event często wygląda jak świąteczna lista życzeń po wizycie księgowego – ambitny plan trzeba szybko sprowadzić na ziemię. To frustrujące, kiedy wizja idealnego wydarzenia zderza się z twardą rzeczywistością. Zamiast rezygnować z imprezy, lepiej skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie.

Rozwiązanie:

• Postaw na priorytety. Wybierz, co naprawdę robi różnicę (np. jedzenie i atmosfera) i tam inwestuj. Goście mogą nie zapamiętać skomplikowanej oprawy technicznej, ale z pewnością będą wspominać pyszną kolację czy świetną zabawę. Warto pamiętać, że to właśnie te “miękkie” elementy, które wpływają na zmysły i emocje, mają największą moc budowania wspomnień.
• Wybieraj miejsca z własnym zapleczem. Korzystaj z obiektów, które mają własne zaplecze techniczne i gastronomiczne, dzięki czemu nie musisz wynajmować dodatkowych podwykonawców. Taka strategia pozwala na znaczące oszczędności, a jednocześnie gwarantuje wyższą jakość i spójność. W Starym Kamionku wszystko, od nagłośnienia po świeże jedzenie, jest pod jednym dachem, co eliminuje ukryte koszty.
• Zamiast jednej wielkiej atrakcji zrób kilka mniejszych, które dadzą podobny efekt. Zamiast wydawać fortunę na jeden spektakularny występ, zorganizuj kilka mniejszych atrakcji, które dadzą podobny efekt, angażując większą liczbę osób. Warsztaty, gry zespołowe czy fotobudka często działają lepiej niż jednorazowy pokaz, bo stwarzają więcej okazji do interakcji.

Problem 2: Brak czasu na przygotowania

„Zróbmy event… za trzy tygodnie!”. Brzmi znajomo? To jak próba zorganizowania ślubu w trzy weekendy – da się, ale po co ryzykować? Pośpiech prowadzi do błędów, kompromisów i niepotrzebnego stresu. Im szybciej działasz, tym więcej detali umyka, a to właśnie one decydują o sukcesie.

Rozwiązanie:

• Planuj z wyprzedzeniem. Najlepsze obiekty i atrakcje rezerwują się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Rezerwacja z odpowiednim wyprzedzeniem, np. 3–6 miesięcy, daje swobodę wyboru i pozwala uniknąć kompromisów. Planowanie z góry to nie tylko komfort, to strategiczna przewaga.
• Wybierz miejsce, które oferuje kompleksową obsługę. Jeśli czasu jest mało, wybierz miejsce, które oferuje kompleksową obsługę, taką jak sala, catering, atrakcje i transport w jednym. To odciąża Cię z konieczności koordynowania wielu podmiotów i minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych problemów, co pozwala na pełne zaufanie do partnera.
• Deleguj. Niech organizacja nie spadnie na jedną osobę. To zawsze ryzykowne. Włączenie do zespołu organizacyjnego pracowników z różnych działów nie tylko rozkłada ciężar, ale też zwiększa zaangażowanie i sprawia, że event jest bardziej dostosowany do potrzeb całej firmy. Poza tym, każdy lubi mieć poczucie, że ma wpływ na to, co się dzieje.

Problem 3: Słaba frekwencja uczestników

Nie ma nic gorszego niż event, na którym więcej jest krzeseł niż ludzi – i nawet catering tego nie uratuje. Puste miejsca są sygnałem, że wydarzenie nie wydaje się warte poświęcenia czasu, a to oznacza, że coś poszło nie tak na etapie promocji.

Rozwiązanie:

• Komunikacja. Zaproś ludzi odpowiednio wcześnie i pokaż, dlaczego warto przyjść. Pamiętaj o regularnych przypomnieniach i angażujących zaproszeniach, które podkreślają unikalny charakter wydarzenia. Marketing eventu wewnątrz firmy jest równie ważny, jak marketing produktu.
• Wybierz atrakcyjne miejsce. Jeśli event odbywa się w miejscu, które samo w sobie jest atrakcją, ludzi nie trzeba długo namawiać. Kameralna atmosfera, otoczenie natury czy unikalne wnętrza mogą być magnesem. W Starym Kamionku sama lokalizacja, położona poza miastem, jest obietnicą resetu i chwili oddechu.
• Dodaj element niespodzianki. Wzbogać wydarzenie o coś, co wyróżni je z tłumu, na przykład warsztat kulinarny, koncert lub integrację na świeżym powietrzu. Taka niespodzianka może stać się viralem i zwiększyć frekwencję, ponieważ ludzie kochają być zaskakiwani.

Problem 4: Catering, który nie trafia w gusta

Jedzenie potrafi uratować event… albo go pogrzebać. Wystarczy jeden suchy kotlet, by zabić atmosferę szybciej niż kiepski speech prezesa. Zespół, który czuje się doceniony, to zespół, który dobrze je. A dobrze jeść można tylko w miejscu, które wie, co to znaczy elastyczność i jakość.

Rozwiązanie:

• Stawiaj na sprawdzone obiekty z własną kuchnią. Zaufaj miejscom, które dopasują się do Ciebie, a nie odwrotnie. Własna kuchnia to gwarancja świeżości, jakości i elastyczności, a także możliwość dopracowania menu w najdrobniejszych szczegółach.
• Zawsze uwzględniaj opcje dietetyczne. Uwzględnienie potrzeb wege, bez glutenu czy bez laktozy to absolutny standard. Dbanie o takie szczegóły pokazuje szacunek do każdego pracownika i sprawia, że nikt nie czuje się pominięty.
• Urozmaicaj. Bufet zamiast sztywnej kolacji może sprawdzić się lepiej przy integracji. Daje swobodę i pozwala gościom na naturalne przemieszczanie się i rozmowy. W Starym Kamionku oferujemy szeroki wachlarz opcji – od tradycyjnej kolacji serwowanej, przez grill, aż po kreatywny bufet tematyczny.

Problem 5: Problemy techniczne

Rzutnik, który odmawia posłuszeństwa w kulminacyjnym momencie – to klasyk, który widzieliśmy wszyscy. Dlatego plan B powinien być równie oczywisty jak plan A. Zanim rozpocznie się wydarzenie, warto upewnić się, że nie ma żadnych luk.

Rozwiązanie:

• Wybieraj miejsca z własnym nagłośnieniem i obsługą techniczną. Korzystaj z miejsc, które mają własne nagłośnienie i obsługę techniczną. Pozwala to na uniknięcie stresu związanego z wynajmowaniem sprzętu i jego transportem, a co najważniejsze – daje pewność, że w razie awarii na miejscu jest ktoś, kto wie, co robić.
• Zrób próbę sprzętu przed wydarzeniem. Zawsze upewnij się, że wszystko działa, aby uniknąć przykrych niespodzianek w trakcie eventu.
• Miej plan B. Zawsze miej plan B, na przykład dodatkowy mikrofon lub prezentację na pendrivie. Ta prosta zasada pozwala na szybkie reagowanie w razie awarii.

Organizacja eventów firmowych bez stresu – kluczowe wskazówki

• Rezerwuj miejsce z wyprzedzeniem. To podstawa, która daje Ci największy wybór i komfort.
• Zadbaj o transport i logistykę. To odciąża uczestników i pozwala im na pełne skupienie się na wydarzeniu.
• Pamiętaj: 80% sukcesu to klimat i kuchnia. Reszta to dodatki, które albo dopełniają, albo psują całość.
• Deleguj i angażuj ludzi w przygotowania. Zwiększa to zaangażowanie i sprawia, że event jest bardziej “Wasz”.
• Wybieraj obiekty, które oferują elastyczność i kompleksową obsługę. Takie podejście to klucz do sukcesu każdego eventu.

FAQ – organizacja eventów firmowych

Podsumowanie

Event może być stresującą formalnością albo wspomnieniem, o którym mówi się cały rok. Różnica? Plan, dobre miejsce i obsługa, która wie, jak zrobić robotę.

Zaplanuj swój event z wyprzedzeniem i zrób to tak, by wszyscy – od zarządu po stażystów – wyszli zadowoleni.